SOP vận hành bảng Giai đoạn công việc

1. Hiểu Nhanh

Bảng Giai đoạn công việc là nơi lưu lịch sử thay đổi công việc của từng nhân sự. Mỗi dòng là một mốc thay đổi hoặc một giai đoạn làm việc của nhân viên.

Bảng hồ sơ

1. Thông tin nhân sự

Lưu hồ sơ hiện tại của nhân viên: mã nhân viên, họ tên, phòng ban hiện tại, vị trí hiện tại, trạng thái làm việc, lương/phụ cấp.

Bảng lịch sử

5. Giai đoạn công việc

Lưu từng lần thay đổi: bắt đầu thử việc, chính thức, chuyển vị trí, chuyển phòng ban, nghỉ thai sản, nghỉ hẳn.

Thông tin nhân sự = hồ sơ hiện tại
Giai đoạn công việc = lịch sử các mốc thay đổi

2. Luồng Dữ Liệu

Luồng đúng là tạo hoặc cập nhật giai đoạn công việc trước, sau đó bảng nhân sự sẽ tự lấy dòng mới nhất để hiển thị thông tin hiện tại.

1 Có thay đổi nhân sự Onboard, chính thức, chuyển vị trí, nghỉ việc...

2 Tạo dòng mới Tạo record mới trong bảng Giai đoạn công việc.

3 Nhập ngày hiệu lực Điền Thời gian bắt đầu và thông tin mới.

4 Bảng nhân sự lookup Lấy giai đoạn có ngày bắt đầu mới nhất.

5 Công/lương sử dụng Bảng công, bảng lương dùng thông tin hiện tại từ hồ sơ nhân sự.

3. Khi Nào Tạo Dòng Mới?

Tình huống	Cách làm	Lưu ý
Nhân sự mới onboard	Tạo dòng giai đoạn đầu tiên.	Trạng thái có thể là `Thử việc` hoặc `Đang làm việc`.
Hết thử việc / lên chính thức	Tạo dòng mới, không sửa đè dòng cũ.	Ngày bắt đầu là ngày chính thức có hiệu lực.
Chuyển phòng ban / cửa hàng	Tạo dòng mới với phòng ban mới.	Giữ lại lịch sử phòng ban cũ.
Đổi vị trí / thăng cấp	Tạo dòng mới với vị trí, cấp bậc mới.	Nên có ghi chú hoặc file lý do thay đổi.
Đổi Full time / Part time / CTV	Tạo dòng mới với hình thức làm việc mới.	Ảnh hưởng tới công, lương giờ, OT.
Nghỉ thai sản	Tạo dòng mới với trạng thái nghỉ thai sản.	Khi quay lại làm, tạo thêm một dòng mới.
Nghỉ hẳn	Tạo dòng mới trạng thái nghỉ hẳn và nhập ngày kết thúc.	Không nên xóa hoặc sửa mất lịch sử cũ.

4. Field Cần Nhập Khi Tạo Dòng

Field	Bắt buộc?	Ý nghĩa
`Mã nhân viên`	Có	Chọn nhân viên từ bảng `1. Thông tin nhân sự`.
`Thời gian bắt đầu`	Có	Ngày giai đoạn mới bắt đầu có hiệu lực.
`Thời gian kết thúc`	Tùy trường hợp	Ngày kết thúc giai đoạn, thường dùng khi nghỉ hẳn hoặc giai đoạn có thời hạn.
`Phòng ban mới`	Có	Phòng ban/cửa hàng áp dụng từ giai đoạn này.
`Vị trí mới`	Có	Chức danh/vị trí mới.
`Khối`	Nên có	Khối lớn như Văn phòng, Kinh Doanh, Sản phẩm.
`Bộ phận`	Nên có	Phân loại Văn phòng/Cửa hàng.
`Cấp bậc`	Nên có	Level/cấp bậc nhân sự trong giai đoạn.
`Hình thức làm việc`	Có	Full time, Part time hoặc CTV.
`Trạng thái làm việc`	Có	Đang làm việc, thử việc, chính thức, nghỉ thai sản, nghỉ hẳn.
`Ghi chú về thăng tiến hoặc chuyển đổi`	Nên có	Ghi lý do thay đổi để sau này tra cứu.
`Lý do thay đổi vị trí`	Nếu có	Đính kèm file/phiếu chứng minh thay đổi.

5. Cách Bảng Nhân Sự Lấy Dữ Liệu Hiện Tại

Bảng Thông tin nhân sự đang lấy thông tin hiện tại bằng cách tìm giai đoạn mới nhất của từng nhân viên.

Tìm tất cả dòng trong Giai đoạn công việc của nhân viên
→ lấy dòng có Thời gian bắt đầu lớn nhất
→ coi đó là giai đoạn hiện tại
→ lấy Phòng ban, Vị trí, Cấp bậc, Trạng thái làm việc về bảng nhân sự

Vì vậy, nếu nhập sai hoặc thiếu Thời gian bắt đầu, bảng nhân sự có thể lấy nhầm trạng thái hiện tại.

6. Ví Dụ Thực Tế

Thời gian bắt đầu	Vị trí mới	Phòng ban mới	Trạng thái	Ý nghĩa
01/01/2025	Nhân viên bán hàng	CH - 227 Chùa Bộc	Thử việc	Nhân sự bắt đầu thử việc.
01/03/2025	Nhân viên bán hàng	CH - 227 Chùa Bộc	Chính thức	Nhân sự được nhận chính thức.
01/08/2025	Trưởng ca	CH - 227 Chùa Bộc	Đang làm việc	Nhân sự được thăng cấp.
01/12/2025	Trưởng ca	CH - 226 Bà Triệu	Đang làm việc	Nhân sự chuyển cửa hàng.

Với ví dụ trên, bảng Thông tin nhân sự sẽ xem dòng ngày 01/12/2025 là trạng thái hiện tại.

7. Checklist Khi Tạo Dòng Mới

Đã chọn đúng Mã nhân viên.

Đã nhập đúng Thời gian bắt đầu, không trùng nhầm với dòng khác.

Đã nhập đủ Phòng ban mới, Vị trí mới, Khối, Bộ phận.

Đã chọn đúng Hình thức làm việc: Full time, Part time hoặc CTV.

Đã chọn đúng Trạng thái làm việc.

Nếu là nghỉ việc, đã nhập Thời gian kết thúc.

Nếu là chuyển vị trí/thăng cấp, đã ghi chú hoặc đính kèm lý do.

Đã kiểm tra lại bảng Thông tin nhân sự sau khi nhập để chắc chắn dữ liệu hiện tại đã cập nhật đúng.

8. Các Lỗi Cần Tránh

Lỗi	Hậu quả	Cách tránh
Sửa đè dòng cũ	Mất lịch sử thay đổi.	Tạo dòng mới khi có thay đổi mới.
Không nhập ngày bắt đầu	Bảng nhân sự không biết dòng nào là mới nhất.	Luôn nhập `Thời gian bắt đầu`.
Hai dòng cùng ngày bắt đầu cho cùng nhân viên	Có thể lookup ra nhiều trạng thái/vị trí.	Kiểm tra trùng trước khi tạo dòng.
Không nhập đủ vị trí/phòng ban	Bảng nhân sự hiện tại bị trống hoặc sai.	Dùng checklist trước khi lưu.
Chọn sai trạng thái làm việc	Ảnh hưởng view nhân sự, công, lương, nghỉ việc.	Chỉ dùng option đã chuẩn hóa.
Option select bị bẩn	Dữ liệu khó lọc, công thức dễ sai.	Dọn option lạ như ngày, mã nhân viên, text nhập nhầm.

Hiện field Trạng thái làm việc trong bảng Giai đoạn công việc có dấu hiệu option bẩn như ngày hoặc mã nhân viên. Nên dọn trước khi chuẩn hóa quy trình.

9. Quy Trình Chuẩn Đề Xuất

Nguyên tắc

Một dòng = một giai đoạn hiệu lực
Không sửa đè lịch sử
Dòng mới nhất theo Thời gian bắt đầu = trạng thái hiện tại

Luồng lý tưởng

Phiếu đề xuất thay đổi nhân sự được duyệt
→ Tạo dòng mới trong 5. Giai đoạn công việc
→ Điền ngày hiệu lực và thông tin mới
→ Bảng Thông tin nhân sự tự cập nhật
→ Bảng công/lương dùng dữ liệu hiện tại từ Thông tin nhân sự

Nếu muốn vận hành chặt hơn, không nên cho sửa trực tiếp bảng Giai đoạn công việc. Nên để thay đổi đi qua phiếu đề xuất đã duyệt rồi mới tạo dòng giai đoạn mới.

10. Nên Cải Tiến Thêm Gì?

Đề xuất	Mục đích
Thêm field `Loại thay đổi`	Phân biệt Onboard, Hết thử việc, Chuyển vị trí, Tăng cấp, Nghỉ việc.
Đổi tên `Thời gian bắt đầu` thành `Ngày hiệu lực`	Dễ hiểu hơn cho người vận hành.
Thêm `Là giai đoạn hiện tại`	Giúp lọc nhanh dòng hiện tại của mỗi nhân sự.
Thêm `Trạng thái dữ liệu`	Phân biệt Nháp, Đã duyệt, Có hiệu lực, Hủy.
Link tới phiếu đề xuất thay đổi nhân sự	Có căn cứ rõ ràng cho mỗi lần thay đổi.
Dọn option select	Tránh dữ liệu bẩn làm sai lookup, filter và báo cáo.

11. Tóm Tắt Cho Người Mới

Khi nhân sự thay đổi bất cứ thông tin công việc nào, đừng sửa trực tiếp hồ sơ hiện tại nếu cần giữ lịch sử. Hãy tạo một dòng mới trong bảng Giai đoạn công việc.

Nhân sự thay đổi
→ Tạo dòng mới
→ Nhập ngày hiệu lực
→ Nhập thông tin công việc mới
→ Kiểm tra lại bảng Thông tin nhân sự

Câu cần nhớ: Giai đoạn công việc là timeline lịch sử, không phải chỉ là nơi nhập trạng thái hiện tại.

Bảng 5. Giai đoạn công việc